IT und Management: Businessplansystem BPS-One ermöglicht revisionssichere Konsolidierung bei dem Geflügelspezialisten Vossko

Wer im harten Wettbewerb bestehen will, benötigt ein optimales Planungs- und Controlling-Management. Das gilt umso mehr, wenn ein Konzern aus mehreren Gesellschaften besteht und die Konsolidierung mit einem hohen Zeitaufwand und dementsprechenden Kosten verbunden ist. Erfolgs- und Finanzsoftware-Lösungen schaffen hier Abhilfe, um Cashflow, Bilanzen und Liquidität im Auge zu behalten. Die Firma Vossko aus dem westfälischen Ostbevern setzt auf das Businessplansystem BPS-One von Denzhorn – auch um schneller als Wettbewerber reagieren zu können.

Vossko wurde 1982 gegründet und stellt tiefgekühlte Veredelungsprodukte aus Hähnchen- und Putenfleisch her. Heute ist Vossko mit einer Produktionskapazität von 45.000 t ein etablierter Partner für den Lebensmitteleinzel- und Großhandel sowie den Foodservice und die Industrie. In Deutschland zählt das Unternehmen 530 Mitarbeiter. Weitere 430 kommen am Produktionsstandort Lages in Brasilien hinzu. Vossko erzielte 2015 einen Jahresumsatz von 163 Mio. €.

Foodvision und Excel nicht genug

Für die Unternehmenssteuerung setzt Vossko die ERP-Branchenlösung Foodvision ein, die auf Microsoft Dynamics NAV aufsetzt. Dabei verwendete das Unternehmen Excel z. B. für die Konsolidierung von fast 100 Gesellschaften, die zur Konzerngruppe zählen. Jedoch störte Vossko die Fehleranfälligkeit von Excel sowie die zeitraubende Fehleranalyse, da zwar ein abweichendes Ergebnis einen Fehler in der Berechnung signalisiert, aber keine Informationen darüber enthält, an welcher Stelle der Berechnung der Fehler zu suchen ist. Letztendlich stieß Vossko aufgrund des enormen Datenvolumens der zu konsolidierenden Gesellschaften an die Grenzen von Excel.

BPS-One und BPS-kons

Auf der Suche nach einer passenden Planungs- und Controlling-Software verglich das Unternehmen verschiedene Lösungen und entschied sich für BPS-One und BPS-kons von Denzhorn aus Ulm. Vossko war insbesondere die Leistungsfähigkeit im Rahmen der Konsolidierung wichtig, denn für die Gesellschaften müssen monatlich Ist-Daten eingelesen und Abschlüsse erstellt werden. Hierfür bietet BPS-One einerseits die klassische Managementkonsolidierung und andererseits mit dem Modul BPS-Kons eine Erweiterung für eine umfassende Konzernkonsolidierung. „Gerade aufgrund unserer vielen Gesellschaften empfahl uns Denzhorn, BPS-Kons zu nutzen“, erklärt Timo Greiling, stellvertretender Verwaltungsleiter und Leiter Controlling bei Vossko. Dieses Softwaremodul erlaubt eine legale Konsolidierung nach HGB und IFRS. BPS-Kons wurde sowohl für Unternehmen konzipiert, die eine reine Ist-Konsolidierung erstellen müssen, als auch für Firmengruppen, die Wert auf eine integrierte Unternehmensplanung legen. In Verbindung mit BPS-One werden die Werte der Ergebnis-, Cashflow-, Bilanz- und Liquiditätsplanung mit den Abweichungsanalysen und Forecast-Berechnungen vernetzt verarbeitet.

Hohe Datensicherheit

Bei fast 100 Gesellschaften bedeutet die Konsolidierung der einzelnen Monatsabschlüsse einen erheblichen Aufwand für die Mitarbeiter, der durch das intuitive Handling mit BPS-Kons reduziert werden konnte. „Wir sparen nicht nur erheblich an Zeit sondern auch an Kosten“, ergänzt Greiling. Im Vergleich zu Excel freut sich der Controller über die hohe Datensicherheit. Die Abweichungsanalyse liefert schnellere Ergebnisse. Dank der Ampelfunktion, bei welcher der Nutzer individuell die prozentualen Grenzen für die Wertabweichung festlegt, erkennt der Anwender schnell, wo in welchem Rahmen zum Beispiel im Erlös- oder Kostenbereich einer Gewinn und Verlust-Rechnung Abweichungen auftreten und kann daraufhin Korrekturen vornehmen. „Dadurch können wir gezielter analysieren“, erklärt Greiling. Insbesondere die einfache Bedienung gefällt dem stellvertretenden Verwaltungsleiter. Mit einem Klick führt BPS-Kons sämtliche Konsolidierungen unter Berücksichtigung der Intercompany-Abstimmung durch. Wird eine Planung einmal pro Jahr eingegeben und eventuell unterjährig nur noch angepasst, lassen sich alle Arbeitsschritte zurückverfolgen, denn das Modul hält für sämtliche Buchung fest, wer sie an welchem Tag zu welcher Uhrzeit getätigt hat. Darüber hinaus erstellt Vossko mit Hilfe von BPS-Kons einen revisionssicheren Jahresabschluss für den gesamten Konzern, der dem Wirtschaftsprüfer vorgelegt wird. „Der muss den Abschluss eigentlich nur noch abnicken, ohne in die Tiefe gehen zu müssen“, erklärt Greiling.

Schulung für selbstständiges Anwenden

In einer gekoppelten Einführung und Schulung lernten die Vossko-Mitarbeiter, selbstständig mit der Software umzugehen. Dabei wird ein praxisorientierter Schulungsansatz verfolgt, bei dem die Anwender von Anfang an mit der Software umgehen. „Die Schulung war sehr effektiv“, sagt Greiling. „Nach weniger als einer Woche waren wir startklar.“ Das Ziel einer selbstständigen Anwendung der Softwaresysteme BPS-One und BPS-Kons durch die Vossko-Mitarbeiter zeigt sich auch in der Anbindung an die Branchenlösung Foodvision über eine ODBC-Schnittstelle. Denzhorn richtete die Schnittstelle zwar ein, schulte die Vossko-Mitarbeiter aber so, dass sie neue Schnittstellen selbst anlegen können, wenn zum Beispiel weitere Gesellschaften zum Konzern hinzukommen.

Blick in die Zukunft

Vossko pflegt nach und nach die Daten der Gesellschaften ein, um in Zukunft weitere Arbeitsprozesse zu automatisieren. Ziel ist es, der Geschäftsführung mit BPS-One Möglichkeiten an die Hand zu geben, Business-Cases durchzuspielen, um rechtzeitig die Auswirkungen auf den Konzern abschätzen zu können, wenn sich beispielsweise Rohwarenpreise verändern. Auf diese Weise kann das Unternehmen frühzeitig Maßnahmen ergreifen, um etwaigen Szenarien vorzubeugen. Mit dem Businessplansystem von Denzhorn reduziert Vossko also nicht nur in der Planung, dem Reporting und der Konsolidierung den Zeitaufwand und die dabei anfallenden Kosten. Das Unternehmen sichert auf diese Weise auch seine Marktposition und Wettbewerbsfähigkeit.

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