Effiziente Online-Meetings: Zeit und Kosten sparen

Strategien zur Optimierung von Online-Meetings und zur Steigerung des Return on Time Invested (ROTI).

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Online-Meetings spielen eine zentrale Rolle in der modernen Arbeitswelt, besonders wenn persönliche Treffen nicht möglich sind. Um die Zeit und Ressourcen aller Teilnehmenden sinnvoll zu nutzen, ist es wichtig, den Return on Time Invested (ROTI) zu maximieren. Untersuchungen zeigen, dass Führungskräfte heute durchschnittlich fast 23 Stunden pro Woche in Besprechungen verbringen, während es in den 1960er-Jahren weniger als zehn Stunden waren. Ein übervoller Kalender ist für viele nichts Neues, doch Online-Meetings verschärfen das Problem. Termine folgen nahtlos aufeinander und Arbeitende fühlen sich in einer Art „Kalender-Tetris-Spiel“ gefangen. Ein Übermaß an Meetings verschwendet also nicht nur Zeit und Ressourcen, es senkt auch den ROTI mitunter drastisch.

Eine Umfrage unter 50 Projektmanagern in großen IT-Projekten ergab, dass 43 % täglich mehr als eine Stunde in kurzen, aber häufigen Daily-Meetings verbringen. 17 % der Projektmanager investieren wöchentlich mehr als sechs Stunden in Statusberichte, und 35 % sitzen wöchentlich mehr als acht Stunden in Entscheidungsmeetings, in denen Beschlüsse vertagt werden. Diese Ergebnisse verdeutlichen, dass Meetingzeit oft ineffizient genutzt wird, was zu hohen Opportunitätskosten führt.

Eine effektive Meeting-Kultur bedeutet, die Zeit jedes Teilnehmers respektvoll und effizient zu nutzen. Meetings sollten ein klares Ziel und eine Agenda haben, die sicherstellt, dass alle Teilnehmer zum Mehrwert des Meetings beitragen. Unnötige Meetings sollten vermieden, Multitasking reduziert und die Zeit so gestaltet werden, dass sie dem Team wirklich zugutekommt. Mitarbeiter, die nicht direkt zum ROTI beitragen, sollten an dem Meeting gar nicht erst teilnehmen.

Strategien zur Effizienzsteigerung von Online-Meetings

Die Visualisierung von Meeting-Kosten bietet Unternehmen eine fundierte Grundlage, um ineffiziente Strukturen zu identifizieren und zielgerichtet zu optimieren. Bereits eine einfache Excel-Tabelle reicht aus, um die direkten Kosten eines Meetings sichtbar zu machen. Neben den direkten Kosten müssen auch Opportunitätskosten berücksichtigt werden, die sich aus der Zeit ergeben, die Mitarbeitende in Meetings verbringen, statt produktiv zu arbeiten.

• Tools wie „Clockwise“, „Meeting Cost Calculator“ oder „Time is Money“ bieten Unternehmen eine unkomplizierte Möglichkeit, Meeting-Kosten zu berechnen und grafisch darzustellen. Weniger, aber gezieltere Meetings sparen nicht nur Zeit, sondern auch erhebliche Kosten. Um die Kosten-Nutzen-­Bilanz zu ­verbessern, sollten Unternehmen auf eine effiziente Meeting-Kultur setzen: 
• Klares Ziel und Agenda: Jedes Meeting braucht eine klar definierte Zielsetzung und eine strukturierte Agenda.
• Teilnehmerkreis und Zeiten einschränken: Nur Personen, die aktiv zum Meeting-Erfolg beitragen können, sollten eingeladen werden. Meetings sollten nicht länger dauern als nötig. Kurze, prägnante Meetings sind oft effektiver.
• Alternativen prüfen: Statt eines Meetings könnten asynchrone Kommunikationsmittel wie E-Mails oder Collaboration-Tools wie Microsoft Teams genutzt werden.
• Struktur schaffen und Ergebnisse festhalten: Gemeinsame Regeln zur Teilnahme, wie Stummschalten und kurze Statements helfen, das Meeting effizient zu gestalten. Alle wesentlichen Entscheidungen und To-dos sollten dokumentiert werden, um Nacharbeiten zu minimieren und sicherzustellen, dass jeder weiß, was zu tun ist.

Eine Kultur der Effizienz bei Online-Meetings hilft nicht nur den ROTI zu steigern, sondern fördert auch die allgemeine Arbeitszufriedenheit. Nach dem Motto „Weniger Wettbewerb ist nie wieder“, ist es höchste Zeit, sich von ineffizienten Terminen zu verabschieden. Sie sind schlicht zu teuer. Ab sofort gilt es, den Fokus auf produktive Meetings zu legen, die echten Mehrwert schaffen. Oder kurz: Ein gesundes Meeting-Management spart Zeit, Geld und Nerven – und macht Platz für das Wesentliche im Arbeitsalltag.